Exames e prontuários no DF podem ser solicitados pelo próprio paciente, por responsáveis legais ou por pessoas que tenham autorização específica. As regras valem para o Hospital de Base do Distrito Federal (HBDF), o Hospital Regional de Santa Maria (HRSM) e as unidades de pronto atendimento (UPAs) administradas pelo Iges-DF.
Como os arquivos reúnem dados pessoais e informações sensíveis de saúde, a entrega segue critérios de identificação, sigilo e segurança. O tratamento dos pedidos deve respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as demais normas aplicáveis à proteção das informações médicas.
Além do titular, podem apresentar a solicitação os pais ou responsáveis legais de crianças e adolescentes, tutores, curadores e representantes autorizados pelo paciente por meio de procuração específica. Os resultados de exames devem ser pedidos diretamente na unidade onde o procedimento foi realizado.
Os prontuários podem ser requeridos nas recepções dos hospitais e das UPAs ou pelos canais eletrônicos destinados ao serviço. O HRSM recebe pedidos pelo endereço nuarq.hrsm@igesdf.org.br. No Hospital de Base, o contato é arquivo@igesdf.org.br. Para documentos das UPAs, o e-mail é arquivoupas@igesdf.org.br.
O interessado deve preencher o formulário de solicitação de prontuário médico e entregar a documentação exigida. Depois da análise pelos setores responsáveis, os registros podem ser fornecidos impressos ou enviados por e-mail, conforme o caso.
Quando o paciente não puder comparecer, outra pessoa poderá solicitar ou retirar os arquivos mediante procuração com poderes específicos ou autorização expressa. O documento precisa deixar claro que o titular permite o acesso aos registros médicos para essa finalidade.
A autorização também pode utilizar assinatura eletrônica avançada, desde que identifique o signatário e permita detectar alterações posteriores no documento. As assinaturas da plataforma GOV.BR nos níveis Prata e Ouro são exemplos dessa modalidade. Outra possibilidade é a assinatura eletrônica qualificada, feita com certificado digital emitido por autoridade reconhecida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Após a morte do paciente, o prontuário pode ser consultado por cônjuge ou companheiro, filhos, netos, bisnetos, pais, avós, bisavós, irmãos, sobrinhos, tios, sobrinhos-netos, tios-avós e primos. Em todos esses casos, é necessário comprovar o vínculo familiar. A liberação também pode ocorrer por determinação judicial.
Algumas instituições podem encaminhar ofício diretamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A relação inclui o Conselho Federal de Medicina, os conselhos regionais de medicina, o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios, o Tribunal de Contas do Distrito Federal, a Corregedoria de Saúde, instituições de ensino com Termo de Cooperação Técnica com a Secretaria de Saúde e a Defensoria Pública do DF, quando houver procuração válida.
Para os demais órgãos e instituições, o acesso depende de ordem judicial ou de termo de consentimento expresso assinado pelo titular, acompanhado dos documentos pessoais necessários. O sigilo médico permanece protegido mesmo quando o pedido parte de uma entidade pública.